Otel adından toplantı kapısına kadar netleştirin
Davetiyedeki tesis adını, salonu ve organizatör iletişimini kaydedin. Konaklama yaptığınız otel ile toplantının yapıldığı tesis aynı olmayabilir. Aynı otelde olsalar bile kongre merkezi girişi, kayıt masası ve oda resepsiyonu farklı noktalarda olabilir.
Örneğin Elexus resmi sitesinde ayrı bir toplantı ve kongre alanı yayımlıyor; tesisin iletişim adresi Çatalköy’de. Bu örnek, “Girne’de toplantı” ifadesinden tarihi limana yakın bir adres sonucu çıkarılamayacağını gösterir. Kendi organizasyonunuz için tesisin kapı konumunu isteyin; şehir merkezinden tahmini bir başlangıç noktası kullanmayın.
Ulaşım ihtiyacını dört program türünde ayırın
| Program | Önce kontrol edin | Ek ihtiyacı belirleyin |
|---|---|---|
| Tek otelde kongre | Uçuşla eşleşen geliş ve dönüş transferi | Etkinlik dışında başka adrese gidilecek mi |
| Aynı gün farklı görüşmeler | Her toplantının adresi, süresi ve katılımcı sayısı | Bekleme, valiz ve adresler arası geçiş |
| Eşlik eden kişiyle seyahat | Otel ve transferin iki kişiyi kapsaması | Biriniz toplantıdayken diğerinin hareketi |
| Kongre sonrası serbest gün | Oda çıkışı ve dönüş uçuşu | Valiz bırakma, gezi ve iade sırası |
Transferiniz varsa hangi havalimanından hareket ettiğini, bekleme ve rötar iletişimini öğrenin. Ortak servis ile size özel araç aynı düzen değildir; kalkış saati veya doluluk koşulu varsa programa etkisini değerlendirin.
Farklı adreslerdeki görüşmeleri tek yönde sıralayın
İki toplantı arasındaki sürenin tamamını yolculuğa ayırmayın. Salondan çıkma, araca ulaşma, yeni tesisin girişini bulma ve kayıt işlemi de zaman alır. Bir görüşmenin uzaması ihtimaline karşı sonraki muhatabınızın iletişimini kaydedin. Haritada görünen sürüş süresini randevuya yetişme garantisi olarak kullanmayın.
Birden fazla kişiyi farklı adreslerden almanız gerekiyorsa buluşma sırasını ve bagajı önceden yazın. Park yeri veya ana kapıda bekleme izni olduğunu varsaymayın. Evrak ve çalışma cihazlarını araçta görünür bırakmayın; gün içinde kullanacağınız küçük çantayı büyük valizden ayırın.
Eşlik eden kişinin günü ve etkinlik sonrası zaman
Biriniz kongredeyken diğerinizin bütün günü salona yakın bir yerde beklemesi gerekmeyebilir. Fakat tek araç varsa anahtarı kimin kullanacağı ve akşam nerede buluşulacağı belli olmalı. Tesisin servis imkânı veya konaklamaya yakın yürüyüş seçeneği uygun olabilir; ayrı ulaşım ihtiyaçlarını birlikte görün.
Serbest bir tam gün için kısa tatil planından bir bölge seçin. Yalnız birkaç saatiniz varsa merkez çevresindeki gezinin kısa bir bölümünü düşünün. Akşam yemeği veya davette alkol alınacaksa sürüşü programdan çıkarın; dönüşü organizatör, otel veya önceden teyit edilmiş taksiyle ayarlayın.
Araç teklifini iş unvanına değil ihtiyaca göre isteyin
Yolcu sayısı, valiz, çalışma ekipmanı ve gün içi adresleri paylaşın. Daha üst sınıf bir araç bütün grubun eşyasını kendiliğinden çözmez; konfor, yolcu ve bagaj karşılaştırmasını yapın. Fatura veya ödeme belgesi gerekiyorsa hangi bilgilerin sunulacağını rezervasyondan önce sorun.
ERM’den belirli bir kurumsal paket, şoförlü hizmet, ücretsiz tesis teslimi veya farklı iade noktası doğrulanmadan bunları programa dahil etmeyin. Otele teslim hazırlığı ile adresi; Ercan ulaşım karşılaştırması ile ilk ve son yolculuğu netleştirin. Tarih ve model için sunulan kiralama süresini, teslim alanını ve toplam tutarı kontrol edin.
Son toplantıdan doğrudan uçuşa geçerken
Son oturumdan sonra odayı kullanıp kullanamayacağınızı ve valizi nerede alacağınızı öğrenin. Uçuş, transfer veya araç iade saatinden geriye doğru program kurun. Etkinliğin planlanan bitişini kesin kabul ederek alışveriş veya yeni bir görüşme eklemeyin.
Rezervasyon mesajınızda geliş ve dönüş uçuşunu, tesisin tam adını, kullanılacak girişleri, kişi ve bagajı tek yerde toplayın. Böylece ulaşım hizmetini sunan taraf programınızın gerçek ihtiyacını değerlendirebilir; yalnız “Girne kongre” bilgisinden yanlış bir teslim planı kurulmaz.
